Häufig ist es in Unternehmen so, dass jede Abteilung für ihre Aufgaben und Erledigungen eine eigene SaaS-Lösung benötigt. Unter diesem Begriff versteht man “Software-as-a-Service”, bei dem man als Endnutzer eine Lizenzierung für ein Softwarevertriebsmodell hosten kann. Dafür fallen in der Regel monatliche oder jährliche Kosten an, die meistens über ein Business-Abonnement abgewickelt werden. Wie man den Überblick über das Verwalten jeglicher Abonnements behält, diese automatisiert und mittels eines effizienten Abo-Management Kosten einsparen kann, erfährt man in diesem Artikel.
Worauf man als CFO bei Business-Abonnements achten muss
Da meistens in jeder Abteilung eines Betriebs eine eigene Software genutzt wird, findet man normalerweise in einem Unternehmen eine größere Anzahl an laufenden Abonnements vor, die sich rasch summieren kann. Diese können sich jedoch in der Laufzeit, den Kosten oder bezüglich den Kündigungsfristen voneinander unterscheiden. Eines haben sie jedoch stets gemeinsam – die deutlich bemerkbaren Ausgaben. Leider passiert es gar nicht zu selten, dass man als CFO den Überblick über die abgeschlossenen Abonnements verliert. Speziell seit der starken Zunahme an remote arbeitenden Mitarbeitern, weil die Softwares nicht mehr lokal auf den Firmenrechnern installiert werden, sondern nur noch die Lizenz erworben wird, um von überall auf die Anwendung zugreifen zu können. Doch Business-Abonnements können sehr teuer werden, weshalb man vor allem darauf achten sollte:
- Wie lange geht eine Testphase und wie sind die Kündigungsfristen angesetzt?
- Wird die Software überhaupt noch genutzt?
- Liegen mehrere Abos der gleichen Kategorie, beispielsweise aufgrund einer Umstrukturierung, vor?
Um gerade die Finanzen im Auge zu behalten, ist es als CFO von äußerster Wichtigkeit, einen aktuellen Einblick auf das Geschäftskonto zu haben. Dabei können unter anderem Firmenkreditkarten helfen, da alle Zahlungen in Echtzeit erfolgen. Eine weitere Möglichkeit, die Abo-Verwaltung zu vereinfachen, stellt eine Automatisierung dar. Dafür können digitale Subscription-Management-Tools behilflich sein, da man stets auf einen Blick sieht, wann die nächste Zahlung in welcher Höhe ansteht. Des Weiteren werden so die Kündigungsfristen gut strukturiert aufgelistet, wodurch sich das Risiko, eine Deadline zu versäumen, erübrigt.
Software Subscriptions: Ein kostspieliger Finanzposten
Neben den Lohnzahlungen gehören die Kosten von Business-Abonnements zu einem der höchsten Finanzposten in einem Unternehmen. Dabei verlegt sich der Trend vom Erwerb einer Software zum Kauf zeitlich begrenzter Nutzungslizenzen, welche üblicherweise als Abonnement abgeschlossen werden. Besonders Softwares, die dasselbe Aufgabengebiet abdecken, können häufig zur Kostenfalle werden, da sie irgendwann parallel genutzt werden und somit doppelt vorhanden sind. In solchen Fällen ist es ratsam, das jeweilige Team zu fragen, welche Anwendung bevorzugt wird und weiterhin genutzt werden sollte. Daher ist auch hier wieder ein sorgfältiges Abo-Management sehr von Bedeutung, um auf solche Dinge aufmerksam zu werden.
Nutzung von Business-Abonnements in Unternehmen
Die sogenannten SaaS-Lösungen gewinnen immer mehr an Beliebtheit und erfüllen gleichzeitig Anforderungen, die sich aufgrund von diversen Änderungen, wie Homeoffice, neu ergeben haben. Demnach liegt es nahe, dass nicht nur die Anzahl der Cloud-Computing-Dienste nutzenden Unternehmen, sondern ebenfalls die durchschnittlichen Kosten für den Erwerb der Nutzungs-Lizenzen gestiegen sind. Grob lässt sich sogar sagen, dass kleinere Betriebe mittlerweile mehr als 100 Anwendungen intern verwenden. Bei großen Unternehmen kommt man sogar auf knapp über 200 SaaS-Dienste. Zu den sicherlich meistgenutzten Software-Subscriptions zählt die Office-Suite von Microsoft. Doch auch die folgenden gehören zu den etablierten Marktführern von cloudbasierten Anwendungen:
- SAP
- Oracle
- Adobe
- Salesforce
- Next 10
Gleichzeitig ist es oftmals der Fall, dass Abonnements mit zusätzlichen Mitarbeiterbenefits verbunden sind, da sie weitere Arbeiten erleichtern. Dabei können nämlich weitere Leistungen angeboten werden, die beispielsweise die Abwicklung und das Festhalten der Kilometerpauschale vereinfachen.
Richtiges Abonnement-Management: Darauf kommt es an
Als verantwortlicher Finanzmanager sollte man nicht nur wissen, welche Abonnements abgeschlossen sind, sondern auch, wieso sie erworben wurden und ob sie noch vonnöten sind. Denn laut Studien wird knapp ein Drittel der Abo-Kosten für SaaS-Anbieter aufgebracht, die nicht zur Gänze genutzt werden. Demnach ist es für CFOs wichtig, folgende Schritte zu befolgen:
- Überblick verschaffen: Alle abgeschlossenen Abonnements auflisten.
- Den Nutzen identifizieren: Herausfinden, ob die Anwendung wirklich sowohl gebraucht als auch genutzt wird oder bereits durch einen anderen Software-Dienst ersetzt worden ist.
- Kündigungsfristen im Auge behalten: Fristgerechtes Beenden eines nicht mehr genutzten Abonnements.
- Richtlinien aufstellen: Das Vermitteln eines klaren und detaillierten Handlungsplans an die Angestellten
- Etablierung eines Approval-Prozesses: Neue Subscriptions müssen vor Abschluss sorgfältig geprüft werden.
Digitale Abrechnungs-Management-Tools können bei diesen Abläufen sehr hilfreich sein, da jedem Business-Abo ein regelmäßiges Zahlungsziel zugeordnet wird, Kündigungsfristen hinterlegt werden und sämtliche Vertragsbedingungen jederzeit einsehbar sind.
Fazit
Business-Abos zählen mittlerweile zu den festen Bestandteilen von Unternehmensausgaben. Denn jede Abteilung benötigt eine spezielle Anwendung, um die täglichen Aufgaben effizient erledigen zu können, weshalb die Anzahl an Software-Diensten in der Regel auf mehrere Dutzend steigt. Jedoch wird heutzutage nicht mehr die Software an sich gekauft, sondern nur noch die Nutzungs-Lizenzen, da man so von überall Zugriff darauf hat. Jedoch passiert es dadurch schnell, dass man mit der zunehmenden Summe an SaaS-Lösungen den Überblick verliert. Dadurch kann es sogar manchmal sein, dass ähnliche Abonnements doppelt vorhanden sind und somit nicht vollkommen, beziehungsweise gar nicht mehr genutzt werden. Das treibt natürlich die Kosten stark in die Höhe. Dies muss man als CFO unbedingt verhindern, wobei hierfür digitale Abonnement-Management-Tools helfen können. Somit behält man den Überblick über alle abgeschlossenen Subscriptions, hat Einsicht in die Vertragsbedingungen als auch Kündigungsfristen und kann alle Ausgaben besser handhaben.
